Accordo di trattamento dei dati.

Parti

Titolare del trattamento: lo Studio che si iscrive a Nitido, identificato con il nome dello Studio, i dati fiscali e l'email dell'Utente titolare indicati all'iscrizione e nelle Impostazioni (lo «Studio» o il «Titolare»).

Responsabile del trattamento: Frippa Francesco Paolo, ditta individuale, sede in Via XXV Aprile 225, 20092 Cinisello Balsamo (MI), P.IVA IT04619210612, email privacy assistenza@nitidowedding.com, che fornisce il servizio «Nitido» («Nitido» o il «Responsabile»).

Questo Accordo è parte dei Termini di servizio di Nitido (i «Termini») ed è accettato con la stessa casella alla pagina di iscrizione. È stipulato in forma elettronica ai sensi dell'art. 28, par. 9, GDPR. In caso di contrasto con i Termini sulle questioni di protezione dei dati prevale questo Accordo.

1. Oggetto

1.1. Lo Studio affida a Nitido il trattamento dei dati personali dei propri clienti e contatti che inserisce nel Servizio o che il Servizio raccoglie per suo conto attraverso le pagine pubbliche (i «Dati dello Studio»), descritti nell'Allegato 1.

1.2. Nitido tratta i Dati dello Studio soltanto per fornire il Servizio allo Studio, secondo i Termini, le funzioni del Servizio e le istruzioni documentate di questo Accordo, e per nessun altro fine, salvo quanto previsto all'art. 12 per i soli consensi marketing raccolti da Nitido come titolare autonomo.

2. Durata

2.1. L'Accordo vale dalla creazione dello Studio, compreso il periodo di prova, e per tutta la durata dei Termini.

2.2. Resta in vigore, dopo la fine dei Termini, per il termine di conservazione dell'art. 10 dei Termini e fino alla cancellazione o restituzione dei Dati dello Studio (art. 9 di questo Accordo). Gli obblighi di riservatezza durano anche dopo.

3. Natura e finalità del trattamento

3.1. Finalità: permettere allo Studio di gestire la propria attività verso i clienti: richieste e preventivi, contratti e firma con codice, pagamenti e contabilità, calendario ed eventi, produzione e consegne, contatti e newsletter dello Studio, recensioni e anniversari, portale personale della coppia e, per le wedding planner, organizzazione del matrimonio, fornitori, budget, liste degli invitati con pagina di risposta (presenza, menù, intolleranze), tavoli e stampe.

3.2. Natura: raccolta tramite moduli e pagine pubbliche, importazione da file Excel/CSV e dall'API dei lead, conservazione in un database, organizzazione, consultazione, modifica, estrazione in PDF e CSV, invio di email per conto dello Studio, cancellazione. Il trattamento è automatizzato (software) e, per l'assistenza e la manutenzione, manuale da parte del titolare di Nitido. Comprende l'inferenza automatica del genere dal nome dei contatti, solo per la forma dei saluti nelle email, modificabile dallo Studio e senza effetti sulla persona.

3.3. Nitido non prende decisioni sui Dati dello Studio e non li arricchisce con fonti esterne.

4. Categorie di interessati e di dati

Descritte nell'Allegato 1. In sintesi: coppie e clienti dello Studio, loro invitati e accompagnatori (anche minori, indicati dagli sposi), fornitori e collaboratori dello Studio, firmatari dei contratti. Fra i dati rientrano categorie particolari (art. 9 GDPR): intolleranze e allergie alimentari degli invitati e, in forma incidentale, altre informazioni che gli interessati o lo Studio scrivono in campi liberi.

5. Istruzioni dello Studio

5.1. Le istruzioni dello Studio sono: questo Accordo, i Termini, le funzioni del Servizio come lo Studio le configura e le usa (per esempio: a chi mandare il portale, quali testi di consenso mostrare, quando esportare, quando cancellare) e le richieste scritte inviate ad assistenza@nitidowedding.com dall'Utente titolare. Istruzioni che richiedono funzioni non esistenti o costi aggiuntivi sono concordate per iscritto.

5.2. Nitido tratta i Dati dello Studio solo secondo queste istruzioni, salvo che il diritto dell'Unione o italiano gli imponga un trattamento: in quel caso informa lo Studio prima, a meno che la legge lo vieti per motivi di interesse pubblico (art. 28(3)(a)).

5.3. Se ritiene che un'istruzione violi il GDPR o altre norme sulla protezione dei dati, Nitido informa subito lo Studio e può sospendere l'esecuzione dell'istruzione finché non è chiarita (art. 28(3), ultimo comma).

5.4. Istruzioni già documentate per le pagine pubbliche: a. Pagina di risposta degli invitati. Nitido mostra all'invitato il testo di consenso alle intolleranze nella versione in vigore (testi conservati per versione e lingua), salva le intolleranze solo se la casella è spuntata, registra data e versione del consenso, permette all'invitato di ritirare il consenso con la cancellazione immediata delle intolleranze del suo nucleo, mostra il nome del Titolare e il suo recapito come indicati dallo Studio, spegne il link dopo la data limite di risposta e comunque 29 giorni dopo il matrimonio, e cancella intolleranze, messaggi agli sposi e testo del menù «Altro» come descritto all'Allegato 1, lettera g. b. Portale della coppia. Nitido invia il link personale firmato solo agli indirizzi indicati dallo Studio, congela il PDF del contratto mandato in firma, registra data, ora, IP e codice della firma e conserva l'attestazione fra i documenti dello Studio. c. Catering e fornitori. Il Servizio comunica ai fornitori solo conteggi (numero di menù e di intolleranze), mai nomi collegati alle intolleranze, salvo che lo Studio stampi o esporti altro di propria iniziativa.

5.5. Lo Studio garantisce di avere una base giuridica per i Dati dello Studio, di aver fornito le informative dovute e, per le intolleranze inserite da sé o dalla coppia senza passare dalla pagina di risposta, di avere il consenso esplicito o altra base dell'art. 9, par. 2. Lo Studio indica nelle Impostazioni il nome del Titolare e un recapito, che Nitido mostra agli interessati.

6. Obblighi di Nitido

6.1. Riservatezza. Nitido garantisce che le persone autorizzate a trattare i Dati dello Studio (oggi il solo titolare della ditta e, se in futuro ve ne saranno, collaboratori vincolati per iscritto) si sono impegnate alla riservatezza e sono istruite sulla protezione dei dati (art. 28(3)(b); art. 2-quaterdecies Codice privacy).

6.2. Accesso minimo. Nitido accede ai Dati dello Studio solo per fornire il Servizio, per assistenza su richiesta dello Studio, per sicurezza (indagine su abusi, violazioni) e per obblighi di legge. Gli accessi diretti al database di produzione sono limitati al titolare di Nitido e registrati (data, motivo, Studio). Nitido non legge i Dati dello Studio per curiosità, statistica non anonima o per fini propri.

6.3. Sicurezza. Nitido adotta le misure dell'Allegato 3 e le aggiorna secondo l'evoluzione dei rischi e della tecnica (art. 32). Può sostituirle con misure almeno equivalenti, avvisando lo Studio se la modifica è rilevante.

6.4. Registro. Nitido tiene il registro delle categorie di attività di trattamento svolte per conto degli Studi (art. 30(2)) e lo mostra all'autorità su richiesta.

6.5. Nessun trasferimento non autorizzato. Nitido conserva i Dati dello Studio nell'Unione Europea e non li trasferisce in Paesi terzi senza le garanzie del capo V GDPR, salvo l'accesso di assistenza dei sub-responsabili descritto nell'Allegato 2.

6.6. Informazioni. Nitido mette a disposizione dello Studio tutte le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto dell'art. 28 (art. 28(3)(h)) e lo informa se riceve richieste di un'autorità relative ai Dati dello Studio, se la legge lo consente.

7. Sub-responsabili

7.1. Lo Studio autorizza in via generale Nitido a ricorrere ai sub-responsabili elencati nell'Allegato 2 (art. 28(2)).

7.2. Nitido impone a ogni sub-responsabile, per contratto, obblighi di protezione dei dati equivalenti a quelli di questo Accordo, in particolare garanzie sufficienti sulle misure di sicurezza (art. 28(4)), e resta pienamente responsabile verso lo Studio dell'adempimento del sub-responsabile.

7.3. Modifiche. Nitido comunica allo Studio per email, all'Utente titolare, ogni aggiunta o sostituzione di sub-responsabile con almeno 30 giorni di anticipo, aggiornando l'Allegato 2 nella pagina pubblica /accordo-trattamento. Lo Studio può opporsi per motivi ragionevoli legati alla protezione dei dati entro quel termine, scrivendo ad assistenza@nitidowedding.com. Se non si trova una soluzione, lo Studio può disdire i Termini con effetto alla data del cambio, con rimborso della parte di corrispettivo non goduta, ed esportare i dati ai sensi dell'art. 9. Un cambio urgente per sicurezza o cessazione di un fornitore può avvenire con preavviso più breve, motivato.

7.4. I servizi di terzi che il browser degli interessati contatta da solo (collegamenti a WhatsApp, PayPal, Google Maps, portali di recensione) non trattano Dati dello Studio per conto di Nitido e non sono sub-responsabili; sono indicati nell'Allegato 2 per trasparenza.

7.5. Il sito web dello Studio collegato tramite l'API dei lead o l'integrazione con l'area clienti è un sistema dello Studio, non un sub-responsabile di Nitido: lo Studio ne risponde.

8. Violazioni dei dati personali

8.1. Nitido informa lo Studio senza ingiustificato ritardo e comunque entro 48 ore da quando ne ha avuto conoscenza di ogni violazione dei dati personali che riguarda i Dati dello Studio (art. 33(2)), all'email dell'Utente titolare e, se indicato nelle Impostazioni, a un recapito dedicato.

8.2. La comunicazione contiene, per quanto noto al momento e con integrazioni successive: natura della violazione, categorie e numero approssimativo di interessati e di dati, conseguenze probabili, misure adottate o proposte, recapito di Nitido. Nitido conserva la documentazione delle violazioni (art. 33(5)) e la mette a disposizione dello Studio.

8.3. Nitido assiste lo Studio nella notifica al Garante entro 72 ore (art. 33) e nella comunicazione agli interessati (art. 34), fornendo le informazioni tecniche necessarie. La decisione di notificare spetta allo Studio, che è titolare. Se la violazione riguarda più Studi, Nitido li informa tutti con lo stesso contenuto, senza rivelare i dati degli uni agli altri.

8.4. Nitido non comunica la violazione agli interessati o al Garante al posto dello Studio, salvo che lo Studio lo chieda per iscritto o che Nitido debba farlo come titolare per i dati dell'art. 12.

9. Restituzione e cancellazione a fine servizio

9.1. Durante il rapporto. Lo Studio esporta in ogni momento tutti i Dati dello Studio con «Esporta tutto» (archivio ZIP con CSV, PDF, allegati, file di descrizione) e cancella singoli dati con le funzioni del Servizio. La cancellazione in una funzione è definitiva nel database di produzione; le copie di sicurezza si sovrascrivono entro 7 giorni e non vengono consultate per recuperare dati cancellati, salvo richiesta scritta dello Studio.

9.2. Alla fine dei Termini. Lo Studio sceglie, con le funzioni del Servizio o scrivendo ad assistenza@nitidowedding.com: a. la restituzione: esportazione completa durante il termine di conservazione di 3 mesi in sola lettura (art. 10 dei Termini); su richiesta Nitido fornisce l'archivio anche per altra via sicura; b. la cancellazione anticipata, eseguita entro 15 giorni dalla richiesta verificata.

9.3. Scaduto il termine di conservazione, Nitido cancella tutti i Dati dello Studio dal database di produzione entro 15 giorni, comprese le pagine pubbliche, i file e le copie temporanee, e le copie di sicurezza li perdono con la rotazione entro ulteriori 30 giorni. Su richiesta Nitido conferma per iscritto la cancellazione, con la data.

9.4. Nitido conserva oltre quella data solo ciò che il diritto dell'Unione o italiano gli impone (art. 28(3)(g)) e i dati dell'art. 12, per i quali è titolare. I dati di fatturazione dello Studio non sono Dati dello Studio e seguono l'Informativa privacy.

9.5. Dopo la restituzione o la cancellazione, Nitido non conserva copie leggibili dei Dati dello Studio.

10. Assistenza allo Studio

10.1. Diritti degli interessati (artt. 15-22). Il Servizio permette allo Studio di cercare, consultare, correggere, esportare e cancellare i dati di una persona. Se un interessato si rivolge direttamente a Nitido per Dati dello Studio, Nitido non risponde nel merito, lo indirizza allo Studio e trasmette la richiesta all'Utente titolare entro 5 giorni lavorativi. Per richieste che le funzioni non coprono, Nitido assiste lo Studio con mezzi tecnici ragionevoli entro 10 giorni lavorativi; se l'assistenza richiede un lavoro rilevante, le parti concordano i costi prima.

10.2. Ritiro del consenso alle intolleranze. L'invitato lo esercita da solo dalla pagina di risposta; dopo lo spegnimento del link lo Studio cancella le intolleranze dalla lista degli invitati su richiesta dell'interessato.

10.3. Valutazione d'impatto e consultazione preventiva (artt. 35-36). Su richiesta, Nitido fornisce allo Studio le informazioni sul Servizio, sui sub-responsabili e sulle misure di sicurezza necessarie alla valutazione d'impatto che lo Studio ritenga dovuta (per esempio per la raccolta di intolleranze su scala rilevante) e assiste nell'eventuale consultazione del Garante.

10.4. Sicurezza e violazioni (artt. 32-34): come agli artt. 6.3 e 8.

10.5. Le informazioni richieste da un'autorità di controllo allo Studio e relative al Servizio sono fornite da Nitido allo Studio entro il termine utile indicato.

11. Audit

11.1. Nitido mette a disposizione dello Studio, su richiesta e al massimo una volta all'anno salvo violazioni o richieste di un'autorità: questo Accordo con gli allegati aggiornati; la descrizione delle misure di sicurezza; le certificazioni o i rapporti dei sub-responsabili (per esempio le attestazioni di sicurezza del fornitore di hosting) nei limiti in cui i fornitori li rendono disponibili; l'esito dei controlli automatici di isolamento fra Studi eseguiti prima di ogni rilascio; il registro degli accessi del titolare di Nitido ai Dati dello Studio.

11.2. Se queste informazioni non bastano a dimostrare il rispetto dell'Accordo, lo Studio, o un revisore indipendente da lui incaricato e vincolato al segreto, può svolgere una verifica (art. 28(3)(h)): a distanza o, se necessario, presso Nitido, con preavviso scritto di almeno 30 giorni, in orario di lavoro, al massimo una volta all'anno, per non più di un giorno, senza accedere ai dati di altri Studi né ai segreti di Nitido (codice sorgente, chiavi). I costi della verifica sono dello Studio; se emergono violazioni rilevanti, Nitido rimborsa i costi ragionevoli e rimedia entro un termine concordato.

11.3. Le verifiche presso i sub-responsabili avvengono tramite le certificazioni e i rapporti che essi forniscono: Nitido non ha accesso fisico ai loro centri dati.

12. Titolarità autonoma di Nitido per i soli consensi marketing

12.1. Nelle pagine pubbliche dello Studio (portale della coppia, pagina di risposta degli invitati) Nitido mostra, in un riquadro separato dai consensi dello Studio e dal consenso alle intolleranze, due caselle facoltative con cui la persona può acconsentire (a) a ricevere comunicazioni promozionali di Nitido e (b) alla comunicazione del proprio recapito a terzi delle categorie fornitori del matrimonio (location, catering, fioristi, abiti, musica, noleggi), foto e stampa (laboratori di stampa, album, attrezzatura foto e video), servizi professionali (software, commercialisti, formazione, marketing) e assicurazioni e finanza (assicurazioni professionali, banche, finanziamenti).

12.2. Per i dati così raccolti (nome, recapito spuntato, lingua, data, testo e versione del consenso, Studio di provenienza come dato tecnico, registro di conferme, revoche e comunicazioni ai terzi) Nitido agisce come titolare autonomo (art. 4(7)), con una propria informativa mostrata accanto alle caselle, e risponde in proprio dell'art. 28(10). Lo Studio non è titolare, contitolare (art. 26) né responsabile di questo trattamento.

12.3. Nitido conserva questi dati in una copia separata dai Dati dello Studio e non li deriva da altro che dalla spunta della persona: non usa nomi di invitati, intolleranze, menù, note, preventivi, contratti o pagamenti; non ricava altri destinatari dai nuclei familiari; non invia marketing a nome dello Studio né segmenta le comunicazioni per Studio. Il consenso vale per il solo recapito di chi lo ha dato e, per gli invitati, è confermato con un messaggio di verifica.

12.4. La revoca del consenso a Nitido non tocca i Dati dello Studio; il ritiro del consenso alle intolleranze non tocca i consensi dati a Nitido. I due comandi sono distinti e così etichettati.

12.5. Lo Studio accetta la presenza delle caselle e indica nella propria informativa che Nitido è titolare distinto per il marketing raccolto su quelle pagine. I consensi che lo Studio raccoglie per sé (per esempio l'iscrizione alla propria newsletter) restano dello Studio e Nitido li tratta come Dati dello Studio.

12.6. Alla fine dei Termini i consensi dati a Nitido restano validi, perché sono dati alla persona e non allo Studio; i Dati dello Studio seguono l'art. 9.

13. Responsabilità

13.1. Ciascuna parte risponde verso gli interessati nei limiti dell'art. 82 GDPR: Nitido per i danni causati dalla violazione degli obblighi che il GDPR pone ai responsabili o dalle istruzioni dello Studio disattese. Chi ha pagato l'intero risarcimento può rivalersi sull'altra per la sua parte (art. 82(5)).

13.2. Fra le parti, le sanzioni amministrative restano a carico di chi le ha subite per la propria condotta. Lo Studio tiene indenne Nitido dalle conseguenze dei trattamenti illeciti a lui imputabili (art. 19 dei Termini); Nitido tiene indenne lo Studio dalle conseguenze delle proprie violazioni di questo Accordo.

13.3. Il tetto di responsabilità dell'art. 18.3 dei Termini si applica anche a questo Accordo per i danni fra le parti, con le eccezioni dell'art. 18.4 (dolo, colpa grave, danni alla persona, norme imperative).

14. Disposizioni finali

14.1. Le modifiche dell'Accordo seguono l'art. 21 dei Termini; l'aggiunta di sub-responsabili segue l'art. 7.3.

14.2. Si applicano la legge e il foro dell'art. 24 dei Termini. In caso di contrasto fra questo Accordo e le norme del GDPR o del Codice privacy prevalgono le norme.

14.3. Se la Commissione europea o il Garante adottano clausole contrattuali tipo per l'art. 28 che le parti decidono di usare, esse sostituiscono questo Accordo nelle parti coincidenti.

Allegato 1. Descrizione del trattamento

a. Interessati

• Coppie e altri clienti dello Studio (sposi, aziende per eventi, famiglie per sessioni), firmatari dei contratti.
• Invitati e accompagnatori dei matrimoni gestiti dalle wedding planner, compresi minori indicati dagli sposi.
• Fornitori, location, collaboratori e operatori dello Studio (persone fisiche o referenti).
• Persone che scrivono allo Studio dal suo sito o dai moduli pubblici (lead).

b. Dati comuni

• Identificativi e contatti: nomi, email, telefono, indirizzo, lingua, profili social, sito web.
• Dati del rapporto: tipo di evento, date, luoghi, servizi richiesti, preventivi e prezzi, contratti e clausole approvate, rate e pagamenti, fatture emesse dallo Studio, note interne, stato del lavoro, consegne, recensioni richieste, anniversari.
• Dati fiscali dei clienti e fornitori: partita IVA, codice fiscale, codice destinatario, PEC.
• Dati della firma con codice: indirizzo IP, data e ora, codice usato, PDF congelato, attestazione.
• Dati degli invitati: nome, nucleo, adulto o bambino, presenza, menù scelto, tavolo, messaggio agli sposi, data e versione del consenso, lingua della pagina.
• Allegati: documenti e immagini caricati dallo Studio (fino a 15 MB per file e 500 MB per Studio), conservati nel database.
• Consensi raccolti dallo Studio per sé: iscrizione alla newsletter dello Studio, consenso all'uso delle immagini (clausola del contratto), loro date e versioni.
• Dati tecnici delle pagine pubbliche: gettoni dei link firmati, data di invio e di apertura, esiti di consegna delle email.

c. Categorie particolari (art. 9)

• Intolleranze e allergie alimentari degli invitati, raccolte dalla pagina di risposta con consenso esplicito versionato, oppure inserite dalla coppia nel portale o dallo Studio nella lista.
• In via incidentale, informazioni che gli interessati o lo Studio scrivono in campi liberi (note, messaggi agli sposi, menù «Altro»): lo Studio istruisce i propri utenti a non inserirvi dati particolari non necessari.

d. Dati di minori

• Nome e presenza di bambini indicati dagli sposi nei nuclei; eventuali intolleranze indicate dall'adulto che risponde per il nucleo. Nessun contatto diretto di Nitido con i minori.

e. Fonti

• Lo Studio e i suoi utenti; la coppia dal portale; gli invitati dalla pagina di risposta; il sito dello Studio tramite l'API dei lead; file Excel/CSV importati dallo Studio.

f. Destinatari dei Dati dello Studio

• I soli utenti dello Studio secondo i permessi scelti; la coppia per i propri dati e, se lo Studio lo attiva, per la lista degli invitati; gli invitati per il proprio nucleo; i fornitori per i conteggi; i sub-responsabili dell'Allegato 2.

g. Conservazione e cancellazione

• I Dati dello Studio restano finché lo Studio li tiene e, al massimo, fino alla cancellazione dell'art. 9.
• Intolleranze, messaggi agli sposi e testo del menù «Altro»: la pagina di risposta dice agli invitati che le intolleranze «vengono cancellate 30 giorni dopo il matrimonio». La cancellazione avviene così: il link di risposta si spegne al più tardi 29 giorni dopo la data del matrimonio; la cancellazione è eseguita ogni giorno da un programma automatico, che cancella, in tutti gli Studi wedding planner (attivi o sospesi, qualunque piano), i dati dei matrimoni passati da 30 giorni o più, lasciando nomi, presenze, menù e tavoli. Il programma scrive nel registro solo il nome tecnico dello Studio e dei conteggi, mai nomi o testi. Ne segue che il dato viene cancellato il 30° o al più il 31° giorno dopo il matrimonio. I matrimoni senza data non scadono e i loro dati restano fino a cancellazione manuale. Su richiesta Nitido comunica allo Studio la data dell'ultima esecuzione.
• Il ritiro del consenso da parte dell'invitato cancella subito le intolleranze di tutto il suo nucleo.
• Le copie di sicurezza si sovrascrivono entro 7 giorni.

h. Luogo del trattamento

• Unione Europea (hosting e posta in regione UE). Accesso di assistenza da parte del titolare di Nitido dall'Italia.

Allegato 2. Sub-responsabili e servizi esterni

A. Sub-responsabili (trattano Dati dello Studio per conto di Nitido)

B. Non sub-responsabili, elencati per trasparenza

Allegato 3. Misure di sicurezza (art. 32)

Riservatezza e controllo degli accessi

1. Connessioni cifrate (HTTPS/TLS) fra browser, Servizio e sub-responsabili; chiamate ai fornitori di posta cifrate.
2. Accesso al Servizio con credenziali personali; password conservate come impronta con algoritmo con sale (werkzeug: scrypt/PBKDF2), mai in chiaro né nelle esportazioni.
3. Ruoli e permessi per modulo (scrittura, lettura, nascosto) decisi dal titolare dello Studio; disattivazione degli utenti con invalidazione delle sessioni (versione di sessione).
4. Isolamento fra Studi: ogni dato appartiene a uno Studio e ogni lettura e scrittura passa da un filtro obbligatorio per Studio; guardie statiche vietano le query non filtrate; una suite di prove automatiche verifica prima di ogni rilascio che uno Studio non veda né scriva dati di un altro (prove di isolamento, scritture fra moduli, invarianti dello schema).
5. Pagine pubbliche raggiungibili solo con link personali firmati con chiave segreta del server, con scadenza; codici di firma a 6 cifre spediti separatamente, mai nell'oggetto dell'email; un link non valido dà sempre la stessa risposta neutra.
6. Limiti ai tentativi di accesso, recupero password, chiavi API, esportazioni e pagine pubbliche; i contatori conservano solo un'impronta HMAC di email e IP, non ricostruibile senza la chiave del server.
7. Chiavi API per Studio conservate solo come impronta; mostrate una volta sola; revocabili.
8. Protezione contro le richieste contraffatte (CSRF) su tutti i moduli; cookie di sessione firmato.
9. Segreti (chiave del server, credenziali del database e dei fornitori) solo nelle variabili d'ambiente dell'hosting, mai nel codice né nei registri; procedura di rotazione documentata.
10. Accesso diretto al database di produzione limitato al titolare di Nitido, con credenziali personali, usato solo per manutenzione e assistenza e annotato.

Integrità 11. Allegati conservati nel database con tipo deciso dal server, limiti di dimensione per file e per Studio. 12. Validazione dei dati in ingresso (indirizzi email a destinatario singolo, dimensioni, formati), anche nell'API e nelle importazioni. 13. Registri tecnici senza dati personali in chiaro dove possibile: il programma di cancellazione delle intolleranze scrive solo nomi tecnici degli Studi e conteggi.

Disponibilità e resilienza 14. Hosting su piattaforma gestita in regione UE con processi ridondati; copie di sicurezza del database giornaliere con conservazione di 7 giorni e copie manuali prima di ogni migrazione del database. 15. Migrazioni del database reversibili e provate prima su una copia dei dati; controlli automatici dopo ogni rilascio (rilascio riuscito, processo attivo, registri senza errori, pagina di stato). 16. Pagina di stato /health e monitoraggio dei registri.

Procedure e organizzazione 17. Un'unica persona autorizzata (il titolare di Nitido), vincolata alla riservatezza; collaboratori futuri autorizzati per iscritto e istruiti. 18. Controllo mensile di mantenimento del Servizio con registrazione della data, comprensivo della cancellazione delle intolleranze (Allegato 1, lettera g). 19. Minimizzazione nelle comunicazioni ai fornitori (solo conteggi) e nelle esportazioni (mai password né chiavi). 20. Aggiornamento periodico delle componenti software; prove automatiche complete prima di ogni rilascio; integrazione continua. 21. Procedura di gestione delle violazioni (art. 8) con registro interno.

Misure non in essere, da valutare (per onestà verso lo Studio): autenticazione a due fattori per gli utenti degli Studi; cifratura a livello di campo delle intolleranze; cancellazione automatica delle intolleranze (oggi manuale); esportazione delle copie di sicurezza presso un secondo fornitore.